Предприниматель нашего времени постепенно осваивает все новые и новые технологии, позволяющие максимально автоматизировать то, что ранее делалось вручную, на бумаге, и отнимало немалую часть времени. Инновационным устройством, значительно облегчающим ведение предпринимательского дела, является онлайн-касса. О том, что она из себя представляет и как функционирует, как ее выбрать и использовать, мы и расскажем для «чайников».

Что такое онлайн-касса

Это инновационное кассовое устройство, передающее сведения обо всех совершенных на кассе операциях в Федеральную налоговую службу посредством оператора фискальных данных (ОФД). Предварительно передаваемые сведения надежным образом шифруются во избежание перехвата или кражи.

Это означает, что в отличие от обыкновенной кассы, онлайн-касса не только сохраняет информацию всех пробитых чеков, но и пересылает их в ФНС (через ОФД). Это позволяет не только уменьшить объем «бумажной» работы, но и отследить все совершающиеся операции.

Понятие и назначение онлайн-кассы закреплено законом 54-ФЗ от 22 мая 2003 года. Кстати, термин «онлайн-касса» не является официально принятым названием этого устройства. Но, несмотря на это, именно такое наименование и получило всеобщее распространение.

В некоторых случаях даже есть возможность модернизировать кассу старого поколения в более технологичную онлайн-кассу. Для этого надо приобрести дополнительные комплектующие и вызвать технического специалиста.

Разновидности онлайн-касс

Подразделить все форматы кассовых аппаратов можно на несколько типов:

  1. Автономные или классические. Они не требуют подключения к персональному компьютеру, так как активируются и функционируют от внутреннего аккумулятора. Это идеальный вариант для малого бизнеса с постоянным и нешироким ассортиментом товара. Недостатками автономных касс являются сложности с обновлением программного обеспечения и внесением в базу нового товара. Зачастую приходится вызывать специалиста, чтобы он выполнил эти действия.
  2. Стационарные моноблоки или полуавтономные кассы. Такие устройства не имеют аккумулятора. Они включают в себя и фискальный накопитель (ФН), и персональный компьютер, и управляющие программы.
  3. Смарт-терминалы (POS-системы). Функционируют на базе операционной системы Android и просты в управлении, так как похожи на обыкновенное мобильное устройство. Смарт-терминал обновляется автоматически, а все производимые действия с ним выполняются гораздо быстрее, чем при взаимодействии с классической кассой.
  4. Фискальный регистратор. Это один из главных элементов «сборной» кассы. Он представляет собой небольшой принтер чеков с ФН. Регистратор требует подключения к какому-либо из управляющих устройств. Он распечатывает чеки быстро, что особенно актуально при большом потоке покупателей и очередях.
  5. Облачные кассы. Они представляют собой нефизическое устройство, используемое только в сфере онлайн-торговли. Функционируют облачные кассы по договору аренды, так как оборудование находится в специально обустроенных дата-центрах. Вы просто подключаете облачную кассу к своему сайту в формате SaaS-услуги. В налоговой инспекции облачная касса регистрируется на арендатора.

Рассмотрим несколько популярных моделей каждого вида онлайн-касс:

  1. Автономные. К ним относятся «Меркурий 115Ф», «Штрих MPAY-Ф», «Атол 90Ф», «Атол 91Ф». Известная линейка онлайн-касс «Атол» давно зарекомендовала себя в предпринимательской сфере. «Атол 91Ф», «Атол 90Ф» - самые бюджетные варианты, имеющие максимально простой интерфейс и занимающие мало места на рабочем пространстве. «Меркурий 115Ф» - портативное устройство от компании «Инкотекс», долго работающее от аккумулятора. Печатает чеки на термобумаге со скоростью 8 строк в секунду. «Штрих MPAY-Ф» («Штриф-Мпей-Ф») поддерживает взаимодействие с ЕГАИС, с маркировкой. Без зарядки функционирует до 10 часов от вай-фая или мобильной сети.
  2. Смарт-терминалы. Среди них можно выделить линейку от «Эвотор», а именно «Эвотор 7.2», «Эвотор 7.3» и «Эвотор 5». Они имеют собственную операционную систему Evotor OS. «Эвотор 7.2» функционирует через вай-фай сеть, блютуз, 3G, но не через Ethernet. Имеет шесть разъемов USB и возможность установки денежного ящика. «Эвотор 7.3» уже способен действовать через Ethernet и имеет аккумулятор, позволяющий автономно функционировать на протяжении 14 часов. «Эвотор 5» - самый крошечный смарт-терминал этой линейки. Он помещается в карман куртки и находится в автономном активном состоянии не меньше 10 часов.
  3. Фискальный регистратор. К востребованным относятся «Атол 25Ф» (взаимодействует с ЕГАИС, оснащен автоотрезом. Скорость печати – до 2,5 сантиметров в секунду), «Атол 30Ф» (распространенный и довольно компактный агрегат, печатающий по 75 миллиметров в секунду.), «Атол 77Ф», «Ритейл-01Ф», «Ритейл-Комбо-01Ф».
  4. Облачная касса. Это «Атол Online» (самая первая облачная касса на российском рынке), «Нанокасса» (гарантирует повышенную степень защиты сведений и обширный функционал для настройки, возможность подключить не только к онлайн маркету, но и к кассе для самообслуживания), «Orange Data» (удобный в применении и выгодный по цене), «CloudKassir» (проект позволяет предпринимателю подобрать «под ключ» все настройки и инструменты).

Из чего состоит, что входит в онлайн-кассу

Конечно, конкретное и точное строение зависит от модели кассового аппарата. Но основные компоненты у большинства кассовых устройств следующие:

  1. Фискальный накопитель. Это самый главный элемент. Он представляет собой съемное устройство с флеш-памятью (простыми словами, хранилище), записывающее и хранящее сведения обо всех производимых операциях. Модули, встроенные в него, обеспечивают качественное и сложное шифрование этой информации. Кроме того, именно это фискальное устройство организует обработку и передачу информации в ОФД.
  2. Принтер. С этим элементом все предельно просто: он предназначен для печати чеков для их последующей выдачи покупателю. В целом строение всех таких принтеров одинаковое, единственная разница – скорость распечатки и отрезы (есть автоматический, есть ручной).
  3. Вычислительный модуль. В его роли могут выступать как внутренние (встроенные) микросхемы, так и внешние устройства (ПК, планшет и т. д.). Именно вычислительный модуль обрабатывает получаемые сведения о производимых операциях, формируя и представляя их в соответствии с утвержденными форматами фискальной документации.
  4. Коммуникационный модуль. Он отвечает за передачу обработанных сведений оператору (ОФД). Такой модуль может быть внутренним (когда поддерживается Wi-Fi, ЗG) или же внешним.
  5. Устройства для ввода. К ним относятся клавиатура, проводная или беспроводная мышка, сенсорный экран.
  6. Монитор. Показывает все сведения об операциях, регистрирующихся на онлайн-кассе. Более продвинутые устройства выводят на экран монитора и иную дополнительную информацию.
  7. Аккумулятор. Он есть только в онлайн-кассах, способных функционировать без электропитания. У разных агрегатов различается объем аккумулятора и, соответственно, от этого зависит и время работы кассы.

Сколько стоят онлайн-кассы

Конечно, такие кассовые устройства не из дешевых. Но их стоимость оправдана, ведь онлайн-касса – это очень удобный и надежный помощник. Цена зависит от вида, размера, функциональности, автономности и от иных тому подобных параметров.

Фискальный регистратор стоит от 5 до 50 тысяч рублей. Цена зависит от скорости печатания чеков, наличия дополнительных свойств. Например, модель «Атол 11Ф» в среднем стоит 13500 рублей, подключается через Bluetooth к мобильному телефону (подходит для курьеров или маленьких магазинов). А «Штрих М 01Ф» за 22500 рублей способен пробивать больше 500 чеков в сутки, поэтому может использоваться в более крупных маркетах.

Автономные агрегаты тоже могут стоить от 5 до 40 тысяч рублей. Из более продвинутых экземпляров есть «Ярус М2100Ф» за 32000 рублей со встроенным аккумулятором.

Смарт-терминалы являются наиболее дорогими по сравнению с предыдущими видами. Их цена зависит от размера, наличия аккумулятора. Удобное сенсорное управление позволяет быстрее и легче совершать операции. Например, модели из линейки «Эвотор» представлены в разных размерах, имеют встроенный модуль эквайринга и более 400 доступных к покупке бизнес-сервисов.

Как зарегистрировать ККТ в налоговой?

Если вдаваться в терминологию закона, то регистрация требуется не всему кассовому комплексу, а именно фискальному накопителю. Предприятие вправе зарегистрировать онлайн-кассу одним из двух способов: лично или удаленно.

Для первого варианта необходимо посетить налоговую инспекцию и подать заявление по соответствующей форме.

Однако сегодня в подавляющем большинстве случаев предприниматели используют второй способ. Для этого надо иметь личный кабинет на сайте ФНС (интегрированный с электронно-цифровой подписью):

  • следует открыть вкладку «Контрольно-кассовая техника» и оттуда подзаголовок «Зарегистрировать контрольно-кассовую технику». Далее надо внимательно заполнить заявление, подписать ЭЦП и отправить в налоговую. В течение одного дня устройству присваивается собственный регистрационный номер.
  • полученный номер ввести в настройках аппарата (действовать нужно согласно инструкции к нему) и активировать кассу. Снова зайти в Личный кабинет на сайте nalog.ru и нажать «Завершить регистрацию», введя все требуемые сведения. Через два-три дня ФНС уже начнет принимать фискальную отчетность с кассовой машины.

Параметры выбора онлайн-кассы

Для каждой ситуации подойдет своя онлайн-касса. Далее в статье, на что же надо опираться при отборе.

Направленность и масштаб бизнеса

Например, если предприниматель открыл крупное заведение, лучше подойдет стационарный моноблок, оснащенный большим монитором и терминалами эквайринга. К нему можно дополнительно подключать важные специальные программы (например, бухгалтерскую).

Или если в заведении задействованы курьеры, то существуют специальные смарт-терминалы, автономно работающие от мощного аккумулятора и принимающие оплату картой. Курьерам не доставит труда носить их с собой, так как они мало весят и не занимают много места.

Поточность клиентов

От количества покупателей напрямую зависит количество печатаемых чеков. При большом потоке людей нужно обратить внимание на модели, имеющие высокую скорость печати, автоотрезание и настройку ширины (на распечатку узких уходит больше времени).

Необходимость автоматизации

Если помимо пробивания товаров, не требуются специальные дополнительные сервисы и услуги, то нет смысла переплачивать за многофункциональные агрегаты. А в случае крупного бизнеса, требующего автоматизации и эффективного использования управляющей системой, лучше всего подойдет онлайн-касса с расширенным функционалом.

Программные продукты

Очень важный момент, касающийся программного обеспечения: пакет прикладных программ для кассы должен быть совместим с ПО на других устройствах (с терминалом эквайринга, сканером, весами). В противном случае будет невозможно отсылать сведения в налоговую службу, и печатать корректные чеки. Как можно скорее нужно организовать перенастройку либо ремонт кассы.

В случае реализации алкогольной продукции онлайн-касса обязана быть интегрирована с ЕГАИС.

Что нужно для работы онлайн-кассы?

Прежде всего, конечно, это фискальный накопитель. Приобретают его отдельно. В отличие от самой кассы, в аренду его брать нельзя. Кроме того, для работы онлайн-кассы потребуется стабильное подключение к сети Интернет (требования к скорости самые минимальные), актуальное программное обеспечение и регистрация онлайн-кассы в налоговой службе (либо удаленно, либо очно).

Необходимо и наличие действующего договора с оператором фискальных данных. Среди известных и востребованных в Российской Федерации ОФД находятся:

  1. ООО «Такском». Проект ОФД «Такском» награжден премией как лучший ИТ-проект номинации «Онлайн-сервис в ритейле». Бренд предлагает стандартные тарифы на один месяц (350 рублей), на 200 дней (2000 рублей), на 13, 15 или 36 месяцев (3000, 3500 и 6000 рублей соответственно). Либо тарифы подороже, но с дополнительной сверкой с системой маркировки «Честный ЗНАК» (отличный вариант для предпринимателей, реализующих маркированный товар). При подключении ОФД «Такском» предприниматель получает личный кабинет «Такском-Касса», откуда он легко сможет просматривать динамику реализации, движение финансов, формировать табличные отчеты и так далее.
  2. ООО «Эвотор ОФД», проект «Платформа ОФД». Один из первых операторов, получивших официальный статус ОФД. Стратегическими партнерами «Эвотор» являются «ПАО Сбербанк» и «Атол». Проект тоже предлагает предпринимателям стандартные тарифы и тарифы по работе с маркированной продукцией. К стандартным относятся сервисный (16,5 рублей в сутки), ежемесячный (300 рублей за один месяц), квартальный (900 рублей за квартал), полугодовой (1700 рублей за 6 месяцев), годовой (3000 рублей за один год), на 15 месяцев (3750 рублей) и на 3 года (6700 рублей). В личном кабинете можно просматривать текущее состояние каждой онлайн-кассы через интерактивную карту, увидеть рейтинг пяти самых продаваемых товаров. Кроме того, «Платформа ОФД» предлагает удобные приложения для бухгалтерии.
  3. ООО «Ярус», проект «ОФД-Я». Бренд предлагает услугу годового обслуживания по 3000 рублей на одну онлайн-кассу. В личном кабинете есть конструктор иерархии, конструктор отчетов, а также разграничение прав доступа работников.
  4. АО «Энергетические системы коммуникации», проект «Первый ОФД». Бренд предлагает тарифы пробный за 0 рублей на пять дней, на 3, 12, 15 и 36 месяцев (за 900, 3000, 3450 и 6900 рублей соответственно). Кроме того, есть комплекты «15 месяцев с ФН» (8650 рублей) и «36 месяцев с ФН» (14900 рублей). «Первый ОФД» предлагает и готовое решение: заряженную онлайн-кассу с уже подключенным тарифом и ФН с бесплатной доставкой (цена комплекта «Малый бизнес» - 28900 рублей). «Первый ОФД» поддерживается операционными системами Android, IOS.
  5. «Яндекс.ОФД». Проект появился на рынке сравнительно недавно, однако благодаря громкому имени быстро обрел известность. Также предлагает комплексные решения (онлайн-касса + ФН + годовое обслуживание). Тарифы на несколько месяцев «Яндекс.ОФД» не предоставляет. Личный кабинет имеет простой и легкий в управлении интерфейс. «Яндекс.ОФД» часто проводит акции и предлагает большие скидки совместно со своими бизнес-партнерами.
  6. ООО «Электронный экспресс». Проект предлагает к рассмотрению пять тарифов: Экспресс ОФД (3000 рублей за 1 год. Включает подключение одной онлайн-кассы и круглосуточную техподдержку), Экспресс Лайт (4003 рубля за 1 год. Включает в себя сертификат ЭЦП и его сопровождение), Экспресс Стандарт (самый популярный тариф, 7583 рубля в год. Помимо всех услуг из предыдущих тарифов предлагает регистрацию в налоговой службе), Экспресс Мастер (15176 за 1 год. Включает в себя ФН) и Экспресс Касса (21227 рублей за 1 год, предоставляя, помимо ранее перечисленного, автономную онлайн-кассу). ООО «Эл. экспресс» бесплатно консультирует по любому возникшему вопросу.
  7. ЗАО «Калуга Астрал», проект «Астрал.ОФД». Включен в тройку самых крупных операторов России, находясь на рынке уже третий десяток лет. Тарифы «Астрал.ОФД» стартуют от цены 250 рублей (на 1 месяц) до 6500 рублей (на 36 месяцев).
  8. ООО «Компания Тензор», система «СБИС». Проект аккредитован Федеральной налоговой службой и гарантирует полную безопасность фискальных сведений. «СБИС ОФД» предоставляет детальную статистику и информацию о каждой онлайн-кассе, сравнивает динамику продаж с рыночными. «СБИС» - это не только ОФД, а целая система управления бизнес-организацией. Можно рассчитывать заработную плату сотрудников, сдавать отчетность в государственные органы удаленно, вести закупки и склад.
  9. «СКБ Контур». Бренд предлагает акцию «Тест-Драйв ОФД», позволяющий бесплатно использовать «Контур.ОФД» бесплатно в течение трех месяцев. Тариф на 13 месяцев будет стоить 3000 рублей, на 15 месяцев – 3400 рублей, на 36 месяцев – 7000 рублей. В каждый тариф включена не только передача данных в налоговую, но и передача сведений в «Честный ЗНАК», интеграция с программой 1С (и любой другой) через API, контролирование выручки и т. д. За дополнительную плату можно подключить вспомогательные сервисы. «СКБ Контур» бесплатно уведомляет предпринимателя о любой возникшей проблеме (например, о неработающей кассе).
  10. АО «Энвижн Груп», принадлежащий ПАО «МТС». Проект предлагает высокую степень защиты сведений, круглосуточную поддержку, удобный инструменты для работы. Обслуживается вся территория Российской Федерации.
  11. ПАО «Вымпел-Коммуникации» («Билайн») и так далее.

Нужен ли компьютер для онлайн-кассы?

В основном нужен, но далеко не для всех видов. Например, автономные кассы с аккумулятором не требуют подключения к ПК или другому внешнему устройству, так все главные элементы уже встроены в ее корпус. Но такой вариант больше подойдет для маленьких заведений или для деятельности, связанной с курьерской доставкой.

Устройства, работающие от ПК, намного производительнее и имеют больше встроенного функционала. Для подключения к ПК потребуются соответствующие драйвера. Можно сделать это как самостоятельно, так и вызвав технического специалиста.

Как выбрать онлайн-кассу?

Предприниматель должен учесть все нюансы своего предприятия, чтобы подобрать вариант, удовлетворяющий все возложенные на него обязанности. Итак, на какие же параметры стоит обратить внимание в первую очередь:

  1. Пропускная способность. То есть скорость, с которой касса печатает чековый документ. Для маленького предприятия (например, парикмахерской или аптеки) будет достаточно и невысокой скорость печатания чека.
  2. Автономность. Если онлайн-касса требуется для выездной торговли или пробивания товара курьером, нужно присмотреться к мобильным и маленьким устройствам с аккумулятором. Для стационарной торговой точки подойдет стационарная онлайн-касса, то есть работающая от электросети. Но в случае отключения электричества, конечно, аккумулятор лишним не будет. Ведь неработающая касса вынуждает приостанавливать деятельность.
  3. Сетевые параметры. Онлайн-касса может подключаться к сети Интернет через кабель, вай-фай, сим-карточку или съемный модем. Опять же, для стационарного заведения подойдет устройство, работающее от проводной сети или вай-фая. Для выездной – онлайн-кассы с симкой или модемом.
  4. Загрузка ассортимента. Если большая база продукции, потребуется касса с достаточным объемом памяти и загрузкой позиций из 1С. В этом случае потребуется онлайн-касса, через которую сотрудник быстро и легко смог бы создавать и редактировать карточки на новый продукт, искать его по базе, менять цену.
  5. Удаленный контроль. Чтобы бизнес был под контролем, обязательно понадобится удаленный мониторинг (не только за движением финансовых потоков, но и за работниками).
  6. Аналитические сводки. Нужно обратить внимание, формирует ли онлайн-касса аналитические сведения об объеме реализации, выручке и так далее.
  7. Порядок обновлений. Они могут устанавливаться как автоматически, так и вручную при помощи специалиста (особенно в случае автономной онлайн-кассы).
  8. Управление. Может быть либо сенсорный дисплей, либо кнопки. Конечно, сенсорная онлайн-касса будет намного компактнее. А обучиться взаимодействию с ней не составит сложности.
  9. Подключение вспомогательного оборудования. Если есть в планах подключение весов, сканера, терминала для оплаты картой и т. д., то нужно удостовериться, что онлайн-касса поддерживает это оборудование. Надо обратить внимание на акции от известных поставщиков кассовых устройств. Часто они предлагают приобрести готовый комплект оборудования. Это обойдется дешевле, нежели покупать каждую комплектующую отдельно.
  10. Работа с маркированной продукцией. Большое количество автономных касс этого не могут. Наиболее оптимальный вариант для среднего или крупного бизнеса – это кассы с поддержкой полного цикла работы с маркированной продукцией.

Все требования, предъявляемые к онлайн-кассе, в полном объеме зафиксированы в статье 4 закона 54-ФЗ.

Как правило, все современные ОФД обеспечивают круглосуточную техническую поддержку и оперативную обратную связь. Обычно связаться с техподдержкой можно при помощи чата, номера горячей линии или через форму на сайте.

Как работает кассовый аппарат онлайн

Алгоритм функционирования онлайн-кассы включает в себя следующие этапы:

  1. Покупатель платит за товар, который решил приобрести (либо наличными деньгами, либо пластиковой картой). Кассир вбивает эти сведения в онлайн-кассу и распечатывает чековый документ. При желании клиента чековый документ может быть прислан на e-mail или смс-кой.
  2. ФН, установленный внутри онлайн-кассы, сохраняет эти сведения, обрабатывает, тщательным образом шифрует и отсылает в ОФД.
  3. Оператор подтверждает, что чековый документ поступил и проверяет его. Один раз в день ОФД отсылает эту информацию в Федеральную налоговую службу.

Чековый документ, напечатанный на онлайн-кассе, должен содержать такие реквизиты:

  1. Расчетный признак («расход», «приход», «возврат прихода/расхода» и т. п.).
  2. Название товара/услуги, цена и объем.
  3. Метод оплаты (картой или наличными).
  4. Регистрационный номер онлайн-кассы.
  5. Дата и время совершения операции.
  6. Фискальный признак чекового документа, его номер.
  7. Наименование организации.
  8. Адрес совершения операции.
  9. Фамилия кассира, производившего операцию.
  10. Ставка налога на добавленную стоимость.
  11. Итоговая цена со скидкой и с налогом на добавленную стоимость.
  12. Заводской номер ФН.
  13. Номер смены.
  14. ИНН самой организации.
  15. Система налогообложения, на которой находится предприниматель.

Случается так, что в конце смены в онлайн-кассе обнаруживаются излишки. Они часто возникают из-за ошибок в даваемой сдаче или цене продукта. В таком случае пробивается особый фискальный документ – так называемый чек коррекции. Таким образом пробивается «избыточная» выручка с признаком «приход», но без указания наименования конкретного товара.

Аналогично в случае недостачи наличных денежных средств: пробивается чековый документ с признаком «расход». Так отражается выдача наличности покупателю.

Функционирует ли онлайн-касса без интернета?

Не функционирует, но это не является серьезной проблемой. Фискальные данные онлайн-кассы могут быть отосланы в ФНС в течение 30 календарных дней, т. е. на это предоставлен довольно большой срок. За месяц решить проблему с сетью Интернет более чем реально. Но если сведения так и не были отправлены, устройство блокируется.

Для чего нужна ККТ, функции онлайн-кассы

Использование ККМ, в том числе и онлайн-кассы, направлено на механизацию расчетных операций. Кроме того, она помогает учитывать и отслеживать финансовые поступления. Чем больше функций имеет онлайн-касса, тем быстрее и проще становится вести предпринимательскую деятельность.

Функции онлайн-кассы заключаются в следующем:

  • формирование фискальной документации;
  • шифрование и хранение сведений обо всех производимых операциях;
  • передача зашифрованных сведений в налоговую службу (через оператора фискальных данных).

Онлайн-касса для ИП: принцип работы

В 2017 году закон 54-ФЗ установил обязательное применение онлайн-кассы в деятельности ИП. Условно разделив всех предпринимателей на несколько категорий, каждой из них предоставлены свои сроки перехода на онлайн-кассу.

Законом 54-ФЗ установлено, что до 1 июля 2021 года индивидуальные предприниматели, не имеющие в штате сотрудников и занимающиеся реализацией продукции собственного производства, выполнением персональных работ или услуг, могут не применять онлайн-кассу. При занятии другими видами деятельности ИП обязан иметь кассовое устройство, даже при отсутствии штата работников.

Если человек зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя, то по закону:

  • не надо оформлять такие кассовые документы, как приходный и расходный кассовый ордер;
  • не нужно вести кассовую книгу;
  • не надо устанавливать лимит на остаток наличных денег в кассе.

Если ИП имеет собственный интернет-магазин, ему тоже необходимо подключить онлайн-кассу. Подойдет устройство без чекового принтера, т. к. отчетность рассылается в цифровом формате. В таком случае необходимо обеспечить бесперебойное функционирование по отправке цифровой чековой документации на почту покупателя. Для этого существуют особые сервисы, подключающиеся к платежному агрегатору и обеспечивающие рассылку фискальных документов клиентам и ОФД.

Разрешено иметь единую и принадлежащую одному индивидуальному предпринимателю онлайн-кассу для ведения торговли онлайн и оффлайн одновременно.

Индивидуальный предприниматель может вести дело без онлайн-кассы в случае осуществления деятельности в труднодоступных и отдаленных местах (но при условии предоставления покупателю документации, подтверждающей оплату).

Кстати, по закону индивидуальные предприниматели имеют одно выгодное преимущество при оформлении каждой онлайн-кассы. Они могут получить компенсацию до 18000 рублей за ее применение в виде налоговых вычетов в дальнейшие периоды деятельности.

Продажа по онлайн-кассам

Процесс продажи по онлайн-кассе происходит очень быстро. После оплаты товара покупателем, касса фиксирует эти сведения в ФН и отправляет ОФД. Оплата может быть произведена как в наличной, так и безналичной форме. На законодательном уровне физическая и сетевая торговля не разделяется.

В чековом документе, выдаваемом покупателю после совершения операции, должны быть указаны все требуемые сведения. К ним относятся название товара/услуги, заводской номер ФН, название ОФД, номер, присвоенный кассе при регистрации.

Чековый документ печатается на чековой бумаге. Она бывает однослойная и двухслойная (или капиллярная). Для онлайн-касс практически всегда применяют однослойную чековую ленту размером 44, 58 и 80 миллиметров. Нанесенные на нее надписи сохраняются четкими, не размываются очень долгое время.

Взамен однослойной чековой ленте потихоньку приходит термобумага. Главные плюсы термопечати – это малые затраты на расходные материалы, отсутствие вредных распылений в воздухе, чистота, т. к. отсутствуют чернила. Многие фискальные регистраторы оснащены именно термопечатью. Однако у нее есть один весомый недостаток – нанесенные на чековую бумагу надписи уже через 6-7 месяцев начинают выцветать и тускнеть, а через пару-тройку лет и вовсе исчезают.

Расчеты электронной кассой онлайн

Оплата может происходить как наличными деньгами, так и банковской карточкой. Оплата банковской картой может быть двух видов: через смарт-терминал или сайт, либо оплата курьеру. В первом случае онлайн-кассу использует сам продавец, а во втором – курьерская служба, то есть агент продавца. Банковская пластиковая карта является электросредством платежа (ЭСП).

Реквизит, отражающий причину применения онлайн-кассы, называется признаком расчета. То есть либо прием, либо выдача, либо возврат денежных средств.

Прием денежных средств происходит при реализации покупателю определенного товара. В таком случае на чеке указывается признак «приход». Бывает так, что магазин может потребовать у физического лица денежные средства обратно (если ФЛ, например, продает какой-либо продукт в магазин, а он оказывается некачественным). В этом случае признак расчета – «возврат расхода».

Выдача денежных средств происходит, к примеру, когда покупатель возвращает продавцу товар, имеющий неудовлетворительное качество. Тогда на чековом документе проставляется признак «возврат прихода».

Очень важно не путать признаки, так как Федеральная налоговая служба обращает внимание именно на них, когда проводит анализ выручки и ее сопоставление со сданной налоговой отчетностью.

Чем отличается онлайн-касса от обычной кассы?

Главное отличие заключается в том, что онлайн-касса способна отправлять фискальные сведения в Федеральную налоговую службу. Помимо этого, есть еще и другие различия:

  1. Различаются реквизиты на печатаемых чеках. Кроме того, онлайн-касса способна отправлять их покупателям в цифровом виде.
  2. Разное программное обеспечение.
  3. Функциональность. Онлайн-касса имеет большое количество вспомогательных сервисов (их количество зависит от характеристик устройства).

Что передает онлайн-касса?

Онлайн-касса отправляет фискальные сведения. Происходит это в такой последовательности: посетителю, совершившему покупку, пробивается и распечатывается чек (либо на бумаге, либо в цифровой форме). Сведения об этой сделке обрабатываются онлайн-кассой и отправляются оператору. И оттуда пакет сведений отсылается непосредственно в налоговую службу.

Кому разрешено не использовать онлайн-кассу

Полный перечень ситуаций, при которых можно обойтись без онлайн-кассы, прописан в законе (статья 2, закон 54-ФЗ). Перечислим несколько форматов предпринимательства, при которых можно вести деятельность без применения онлайн-кассы:

  1. Мастерские по ремонту и покраске обуви.
  2. Торговля бумажными газетами.
  3. Реализация ценных бумаг.
  4. Реализация «вразвал» овощей, фруктов и т. д. Реализация прохладных напитков из автоцистерн (молока, кваса) тоже не требует кассы.
  5. Собственники квартир, которые сдают личное жилое имущество в аренду.
  6. Присмотр, помощь и уход за инвалидами или стариками.
Без применения онлайн-кассы деятельность осуществляют Товарищества собственников жилья (ТСЖ), потребительские кооперативы, организации по предоставлению образовательных услуг и дома культуры.

Кроме того, онлайн-кассы разрешено не применять тем, кто на патенте, то есть, к примеру, фотографам, дизайнерам, разработчикам, репетиторам и так далее. Вместо чекового документа можно выдавать покупателю квитанцию или иной документ, составленный в свободной форме. Главное – указать в нем важные реквизиты:

  1. Дату и время оплаты.
  2. Индивидуальный налоговый номер (ИНН).
  3. Признак расчета (то есть приход, расход или т. п.).
  4. Наименование услуги, ее стоимость и объем.
  5. Систему налогообложения.
  6. Форму оплаты: наличными или пластиковой картой.
  7. ФИО предоставляющего услуги, его должность.

Санкции за неприменение или нарушение эксплуатации онлайн-кассы

За неприменение кассовой техники Административным кодексом РФ предусмотрен штраф. Имеется в виду не только полное отсутствие кассового аппарата, но и неиспользование уже имеющегося (учитывается каждый платеж). Так, выписывается штраф:

  • для должностного лица организации или индивидуальному предпринимателю (как владельцу), который может быть установлен в размере от 25 до 50 процентов от суммы «внекассового» расчета, но сумма штрафа при этом не может быть меньше 10000 рублей;
  • для юридического лица, составляющий от 25 до 100 процентов от суммы «внекассовой» оплаты, но размер штрафа не может быть меньше 30000 рублей.

В случае повторения нарушения и при достижении «внекассовой» оплаты отметки более чем в один миллион рублей, должностное лицо организации получает запрет ведения деятельности на один-два года, а деятельность ИП или юридического лица прекращается на срок до девяноста дней.

Кроме того, Административным кодексом предусмотрены санкции не только за неприменение, но и за нарушение порядка эксплуатации кассы. Например, если кассовое устройство зарегистрировано или перерегистрировано в налоговой службе с опозданием, или в чеке отражены неправильные реквизиты. Итак, за нарушение порядка эксплуатации онлайн-кассы по закону предусмотрен штраф:

  • для должностного лица организации или индивидуального предпринимателя – от 1500 до 3000 рублей;
  • для юридического лица – от 5000 до 10000 рублей.

За невыдачу покупателю чека (как бумажного, так и цифрового) в случаях, когда это необходимо, тоже взимаются штрафы. Для должностного лица он установлен в размере 2000 рублей, для юридического – 10000 рублей.

Во избежание денежных потерь можно заранее предупредить налоговую инспекцию о нарушении (раньше, чем она сама это зафиксирует) и сформировать документ о коррекции.

Можно ли работать легально без онлайн-касс?

Если предпринимательское дело включено в перечень ситуаций, при которых можно обойтись без онлайн-кассы, то, разумеется, можно. Или если человек ИП и осуществляет расчетные операции исключительно в безналичной форме. К безналичным формам оплаты относятся банковские карты и онлайн-кошельки (Яндекс, Webmoney, Qiwi и т. д.). В противном случае будут применяться санкции за неприменение контрольно-кассовой техники, закрепленные Административным кодексом.

Но есть два легальных метода, позволяющих избежать применения онлайн-кассы. Первый – заключение договора с курьерской службой. Таким образом пробивать оплату будет курьер, а в чековом документе будут указаны реквизиты собственника. Но минус такого метода – ограничение покупателя в способах оплаты и доставки.

Второй метод заключается в реализации своей продукции через партнерский сайт. Для этого надо зарегистрироваться на любой торговой онлайн-площадке (среди самых известных, например, Wildberries). Выставив свой товар, можно получать прямую оплату от самой торговой площадки. Всю чековую документацию будет формировать и оформлять именно она.

Взятие онлайн-кассы в аренду

Производители кассового оборудования часто предлагают предпринимателям услугу арендования онлайн-кассы. В нее включены и различные дополнительные услуги, которые влияют на конечную стоимость аренды. К примеру, предлагается регистрация в ФНС или оформление договора с ОФД.

Но есть единственное «но»: арендовать фискальный накопитель нельзя. Предприниматель должен иметь на него право собственности, т. е. приобрести за отдельные деньги.

В целом, оформление онлайн-кассы в аренду имеет как преимущества, так и недостатки. Главное – внимательно формировать и заключать договор аренды во избежание дальнейших недоразумений.

Плюсы и минусы взятие онлайн-кассы в аренду:

  1. Преимущества: это может прийтись кстати, если открыто сезонное дело, не надо тратить время на регистрирование устройства, так как арендодатель зачастую включает это в тариф. В случае закрытия бизнеса кассу можно просто сдать обратно, техническое обслуживание – забота арендодателя.
  2. Недостатки: дополнительные расходы (ФН, ОФД, программное обеспечение), возможный рост цен на аренду, нет ремонта по гарантии.

Если рассматривать преимущества покупки онлайн-кассы перед арендой, то можно выделить следующие:

  • предприниматель не ограничен условиями договора, может в любой момент совершить ее обмен или продать;
  • одноразовая оплата. Нет обязательств по ежемесячным платежам.

Идеальный помощник

Теперь, когда все известно про онлайн-кассы, пора решаться на ее приобретение. Шагать в ногу со временем и интегрировать автоматизированные технологии в свое бизнес-дело – цели успешного предпринимателя. Онлайн-касса – это идеальный и нужный помощник, ускоряющий и упрощающий ведение бизнеса. Ведь время – это самое ценное, что есть у предпринимателя.

При отборе нужно учитывать направление своей деятельности, объемы реализации и необходимость дополнительных программ. Среди огромного числа вариантов на сегодняшнем рынке обязательно можно подобрать именно тот, который будет отвечать всем запросам предпринимателя.